Privacyverklaring

De bestuurders van de Heemkundige Kring De Oost-Oudburg doen al wat binnen onze mogelijkheden ligt om jou privacy te respecteren.

Hoe we daarover waken kan je hier lezen:

Privacyverklaring Heemkundige Kring De Oost-Oudburg

De Heemkundige Kring De Oost-Oudburg hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en zal er alles aan doen om deze ook te respecteren.

Met deze privacyverklaring willen we op een heldere, transparante manier informatie brengen over hoe wij met persoonsgegevens omgaan.

De Heemkundige Kring De Oost-Oudburg houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Europese verordening nr. 2016/679 van 27/04/2018.

Daardoor kunnen en moeten we melden dat wij steeds:

  • Uw persoonlijke gegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen worden verder in deze privacyverklaring beschreven.
  • Het verwerken van uw gegevens is beperkt tot deze welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we verwerken.
  • Om uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we deze gegevens nodig hebben voor de verwerking van die persoonsgegevens.
  • De passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben zodat de beveiliging van deze gegevens gewaarborgd zijn.
  • Geen persoonsgegevens doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze verstrekt zijn.
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en deze respecteren.

 

Opnemen van onze verantwoordelijkheid

De Heemkundige Kring De Oost-Oudburg is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring nog vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de voorzitter Louis Gevaert.

 

Waarom verwerkt de Heemkundige Kring De Oost-Oudburg persoonsgegevens?

De Heemkundige Kring De Oost-Oudburg verwerkt deze ten behoeve van de uitvoering van onze taken:

De Heemkundige Kring De Oost-Oudburg is een vereniging die heemkunde en de aandacht voor de lokale en regionale geschiedenis van onze streek cultiveert.

Daartoe verzamelen we gelijkgezinden en bevorderen we de gezamenlijke contacten.

We behandelen allerlei streekgebonden thema’s aan de hand van tijdschriften, jaarboeken, nieuwsbrieven, website, wandelingen, lezingen en tentoonstellingen.

Om onze taken te kunnen uitvoeren en bekend te maken worden de persoonsgegevens verzameld en verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Heemkundige Kring De Oost-Oudburg.
  • Het versturen van uitnodigingen tot onze activiteiten.
  • Het mee communiceren van nieuws, activiteiten, publicaties en andere relevante informatie betreffende Streekgeschiedenis.

 

Welke gegevens houden we bij

Om de bovenstaande doelstellingen te kunnen uitvoeren kunnen we de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoon, emailadres, rekeningnummer en indien nodig een foto (die foto is enkel voor bestuursleden of leden waarvan het noodzakelijk is dat men ze kent in het kader van hun taak tijdens onze activiteiten).

We gebruiken deze verzamelde persoonsgegevens enkel voor  de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.

 

Foto's

Tijdens onze activiteiten kunnen er foto’s of andere camerabeelden genomen worden.
Indien u deelneemt kan het niet uitgesloten worden dat ook u in beeld komt.

De verworven beelden kunnen gebruikt worden in het kader van verslaggeving, promotie en communicatie van en over de werking van de Heemkundige Kring De Oost-Oudburg. Deze beelden worden niet aan derde partijen verstrekt zonder toestemming.

 

Verwerking

De verwerking van de persoonsgegevens door de Heemkundige Kring De Oost-Oudburg gebeurt op basis van volgende wettelijke basis:

  • Om een contract met u uit te voeren, dat afgesloten wordt met wederzijdse toestemming
  • Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Heemkundige Kring De Oost-Oudburg, waarbij deze belangen afgewogen worden met uw grondrechten en fundamentele vrijheden.
  • In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan in overeenkomst met de wet op elk moment ingetrokken worden
  • In het kader van het algemeen belang, in overeenstemming met art. 89, met oog op het bewaren, ontsluiten… van persoonsgegevens vanuit een waarde voor het ‘algemeen belang’

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

We geven nooit persoonsgegevens door aan een andere partij waarmee we geen verwerkersovereenkomst gesloten hebben.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Het doorgeven van uw persoonsgegevens gebeurt enkel indien dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden indien u ons hiervoor toestemming geeft. U geeft altijd het recht deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

 

Bewaartermijn

De Heemkundige Kring De Oost-Oudburg bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet vereist is.

Persoonsgegevens die geen meerwaarde bieden in het kader van archivering van het verenigingsleven voor het algemeen belang worden niet langer dan 7 jaar bewaard.

Beveiliging van de persoonsgegevens

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens de Heemkundige Kring De Oost-Oudburg van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen.
  • Het lokaal waar gegevens bewaard worden is gesloten, de sleutel zit in een gesloten sleutelkast waar derden niet in kunnen.
  • We pseudominiseren de persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van de persoonsgegevens.

 

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u uiteraard vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

Wijziging van de privacyverklaring

De Heemkundige Kring De Oost-Oudburg kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we in elk geval een aankondiging doen op onze website.

Datum laatste wijziging: 21 oktober 2018